Privacy protocol van en door Vereniging van Senioren Ewijk
Privacy protocol van Vereniging van Senioren Ewijk
Zoals u weet is er een nieuwe privacy wet AVG (Algemene Verordening Gegevens bescherming).
Dit is een nieuwe wet die beter voor onze privacy moet zorgen dan de oude wet.
Daarom moeten organisaties, bedrijven, verenigingen enz. een beschrijving maken van de gegevens die ze hebben en wat ze er mee doen, een privacy protocol. Dit geldt ook voor Vereniging van Senioren Ewijk.
Hierbij het privacy protocol dat door Vereniging van Senioren Ewijk is opgesteld.
Gegevens
De gegevens die zijn opgeslagen zijn de volgende:
- Achternaam/ Voornaam/ Geboortedatum/ Adres/ Huisnummer/ Postcode/ Woonplaats.
- Huis telefoonnummer/ evt. mobiel nummer/ e-mail adres.
- Hobby’s/ Vaardigheden.
- Registratie ingangsdatum lidmaatschap Vereniging van Senioren Ewijk.
- Banknummer IBAN automatische betaling contributie Vereniging van Senioren Ewijk.
- Pasfoto, winkelpasje en lidmaatschap Vereniging van Senioren Ewijk.
- Naam adres voor de bezorgers maandblad de Cirkel/ Magazines.
- Naam adres geboortedatum voor verjaardagskaart, rouwkaartje.
- E-mailadres voor diverse informatie.
Gebruik van de e-mailadressen
De adressen van de leden worden gebruikt om informatie te verzenden. Dit gebeurt altijd onder BCC, zodat de leden van elkaar niet het e-mailadres kunnen zien.
Veiligheid
- De gegevens zijn zeer zorgvuldig in ons ledenregistratie systeem opgeslagen en worden niet verstrekt aan derden.
- De enige leden gegevens die naar buiten komen, zijn de gegevens die nodig zijn voor het contact met de bank, bezorgers van de Cirkel en Magazines, bezorgers verjaardagskaarten, bezorgers rouwkaarten, ziekenbezoekers.
- De gegevens zijn opgeslagen in een elektronisch systeem (LeaWeb KBO–Brabant)
- Dit systeem is alleen toegankelijk voor de ledenadministratie en de voorzitter.
- De financiële administratie is in een ander elektronisch systeem (KBO-Brabant) opgeslagen en alleen toegankelijk voor de penningmeester, (geeft regelmatig overzichten naar bestuursleden)
- Het wachtwoord voor de ledenadministratie wordt regelmatig gewijzigd, dit onder verantwoording van de ledenadministratie.
- Het wachtwoord voor de financiële administratie wordt regelmatig gewijzigd, dit onder verantwoording van de penningmeester.
- Mocht er een data lek geconstateerd worden door het bestuur, (dat gegevens terechtkomen op een plaats waar ze niet thuishoren), dan zal het bestuur de betrokkenen zo spoedig mogelijk informeren.
Verwerken van gegevens
Voor een aantal gegevens, dat normaal is opgenomen kunt u het gebruik beperken.
Denk hierbij aan:
- Toestemming: pasfoto in Exel bestand of Word bestand (winkelpas en/of ledenpas).
- Toestemming: lijst geboortedatum en adres voor verjaardagskaart.
- Toestemming: adreslijst bijvoorbeeld bij ziekte en/of overlijden van het lid van Vereniging van Senioren Ewijk, of overlijden van naaste familieleden.
- Toestemming: adreslijst voor de bezorgers (maanblad de Cirkel en Magazines).
- Toestemming: adreslijst voor diverse uitnodigingen van onder anderen busreizen, vergaderingen en/of bijeenkomsten.
Toestemming van de gegevens
Als u bezwaar maakt tegen het gebruiken van de gegevens dan kunt u dit schriftelijk kenbaar maken bij de ledenadministratie.
U zult begrijpen dat dit consequenties kan hebben voor de informatie die u ontvangt van de vereniging.
Inzien en wijzigen van gegevens
Ieder lid heeft het recht om zijn/haar gegevens in te zien en te laten wijzigen, ook iedere persoon heeft het recht om zijn/haar gegevens volledig te laten verwijderen (het recht om vergeten te worden).
Website
De website van Vereniging van Senioren Ewijk is beveiligd door middel van een SSL-certificaat, bij het websiteadres staat https:// met daar achter een slotje ten teken dat deze website beveiligd is.
Linken op onze website
Over de privacy van de linken die op onze site staan zijn de betreffende sites zelf verantwoordelijk. Ook zij moeten zich houden aan de regels van de Europese wetgeving en een privacyverklaring op hun site plaatsen.
Opzegging lid Vereniging van Senioren Ewijk.
Als een lid het lidmaatschap opzegt voor Vereniging van Senioren Ewijk, worden alle gegevens gewist na 1 maand. Restitutie van de contributie van het betreffende jaar is niet mogelijk. De pasjes die uitgegeven zijn dienen retour te gaan naar ledenadministratie Vereniging van Senioren Ewijk.
Klachten
Een lid kan indien nodig een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Opgesteld door ledenadministratie Vereniging Senioren Ewijk
Namens het bestuur van Vereniging Senioren Ewijk
Opgesteld door ledenbeheer Vereniging Senioren Ewijk op 4 januari 2021.
Bestuur van Vereniging Senioren Ewijk.
